Organiser un voyage est un véritable casse-tête et c’est encore plus compliqué lorsqu’il est question de voyage d’affaires. Cela exige de votre part davantage de préparation pour ne pas vous perdre entre les différents rendez-vous interminables. Si vous envisagez de vous rendre prochainement en Australie dans le cadre du travail, une organisation minutieuse est requise. Cet article vous donne quelques conseils pratiques qui vous aideront à mieux vous préparer.
Assurez-vous de répondre aux exigences administratives
Lorsqu’il s’agit de vous rendre dans un autre pays, certaines formalités sont nécessaires pour avoir la chance d’entrer sur le territoire. De ce fait, pour éviter de décaler votre voyage d’affaires en Australie, assurez-vous que tous vos documents sont à jour. Votre passeport et votre carte d’identité doivent être en cours de validité et rester valides après votre retour. Dans le cas contraire, vous devez rapidement enclencher le processus de renouvellement.
De même pour votre voyage d’affaires en Australie, vous aurez besoin d’un visa. Pour entrer sur le territoire australien, un visa d’affaires australien est nécessaire. Optez pour le business eVisitor qui vous permet de rester jusqu’à 90 jours et d’entrer et sortir tant que le visa est valide. Cela est avantageux en ce sens que si vous n’arrivez pas à remplir toutes les obligations professionnelles, vous pourrez revenir dans la limite du possible.
Certaines précautions sur le plan sanitaire sont également à prendre pour votre entrée sur le territoire australien. Il est important de souscrire une assurance mission professionnelle et vous pouvez passer par une agence de gestion de voyages pour entreprise. Vous pourrez alors bénéficier des soins et être rapatrié en cas de maladie ou d’accident.
Il est important de savoir que les restrictions par rapport à la Covid 19 sont désormais levées. Ainsi, aucun vaccin n’est exigé pour votre entrée sur le territoire australien à moins que vous ayez au préalable séjourné dans un pays où la fièvre jaune existe. Toutefois, en Australie, la législation peut varier d’un État à un autre, prenez donc le temps de vous informer.
Pensez à la logistique pour votre voyage d’affaires
Pour être efficace lors de votre voyage d’affaires, il est primordial d’être au point en ce qui concerne la logistique. Le voyage doit être minutieusement organisé de sorte à fluidifier vos différents déplacements. C’est pour cela qu’il est généralement conseillé de faire appel à une agence de voyages pour professionnels.
Une telle agence vous aidera dans l’organisation du voyage d’affaires en prenant en compte l’ensemble de la logistique. Elle prend notamment en charge la réservation des billets d’avion, la réservation de chambre d’hôtel, la location de voiture, etc. Les professionnels de cette agence seront une véritable référence vous apportant tous les conseils nécessaires avant, pendant et après votre voyage d’affaires.
Préparez les documents professionnels importants pour la mission
Tous les documents utiles pour votre mission en Australie doivent absolument être à portée de main. De ce fait, une fois que toutes les démarches administratives sont effectuées et que la logistique est réglée, il faudra penser à la paperasse. Il est important que vous puissiez emporter avec vous tous les documents administratifs pour la réussite des différentes tâches.
Vous devez dans un premier temps stocker de façon numérique les différents documents administratifs soit sur votre ordinateur portable ou sur une tablette. Mais pour éviter toute surprise désagréable, enregistrez-les sur d’autres supports notamment un disque dur externe et une clé USB. Il est recommandé d’installer un antivirus sur vos différents appareils surtout si vous êtes amené à vous connecter sur des réseaux publics en Australie.
N’hésitez pas à imprimer au moins un exemplaire de chaque document, vous éviterez de décaler des rendez-vous si vous avez un quelconque problème avec vos fichiers numériques. Un adaptateur de courant sera un allié pour brancher vos différents appareils en cas de besoin. Enfin, vous devez prévoir un sac avec une protection maximale pour vos appareils électriques et pour les avoir sur vous tout au long de votre séjour en Australie.
Apprêtez votre valise pour le voyage d’affaires en Australie
La préparation de votre valise est une étape importante de l’organisation de votre voyage d’affaires en Australie. De ce fait, la première chose à faire est de vous renseigner sur la météo en Australie durant la période de votre séjour. Vous pourrez ainsi emporter les vêtements adéquats en fonction du climat et de la météo.
Le contenu de votre valise dépendra également du type d’affaires et des évènements auxquels vous devez prendre part. La tenue vestimentaire pour un gala ne sera pas la même que pour des rendez-vous d’affaires lors du déjeuner. Vous devez également prendre en compte la culture professionnelle dans le pays de destination.
Assurez-vous qu’il n’existe pas une culture vestimentaire particulière en Australie. Avec le respect des différences interculturelles, vous gagnerez à l’avance quelques points. Vous devez aussi prévoir une trousse de pharmacie, c’est toujours utile au moment où on s’y attend le moins. Dans tous les cas, n’oubliez pas que votre déplacement en Australie est avant tout pour les affaires. Inutile donc de surcharger votre valise avec des choses dont vous ne vous servirez pas.
Planifiez votre absence au bureau avant votre départ
Pour vous assurer de partir l’esprit tranquille afin de vous concentrer sur votre mission, il est important de vous organiser au bureau. Il est important de tout mettre en œuvre pour éviter toute accumulation de mail durant votre absence. Vous pouvez mettre en place un mail automatique qui indique la période d’indisponibilité et un mail ou un numéro à contacter.
Si certains dossiers ne peuvent pas attendre votre retour, il faudra les déléguer à des collègues pour en assurer le traitement. Vous devez prévoir un forfait mobile pour appeler à l’étranger dans le cas où vos collaborateurs auront besoin de vous joindre pour des dossiers.
Maintenant que tout est mis en place, vous devez essayer de vous reposer pendant les divers trajets. En effet, pour être au top de votre forme pour vos rendez-vous professionnels, vous devez vous reposer pour avoir l’esprit clair. Prenez donc le temps de vous déconnecter du travail lorsque vous êtes en déplacement. Que ce soit durant le vol pour vous rendre en Australie ou pour les trajets sur place, vous devez apprendre à relâcher les tensions. Le décalage horaire peut accentuer votre fatigue, il faudra donc prendre vos précautions.
Pour conclure, sachez qu’un voyage d’affaires à l’étranger ne s’improvise pas. Il est important de prendre toutes les dispositions nécessaires pour réussir votre mission. Une check-list que vous devez suivre minutieusement sera votre alliée pour une bonne organisation de votre voyage. Une fois sur place, reposez-vous si possible lors des trajets pour arriver détendu aux rendez-vous.
